Las organizaciones de todo el mundo se han visto obligadas a reconsiderar y renovar sus procedimientos operativos a raíz de la pandemia. La era del modelo de trabajo híbrido, que combina el trabajo en la oficina y el trabajo remoto, ha comenzado, reemplazando la configuración de oficina convencional como norma. Lograr un equilibrio entre la atención enfocada en uno mismo y el trabajo productivo nunca ha sido tan importante, especialmente porque las empresas están solicitando que los empleados vuelvan a sus oficinas manteniendo la flexibilidad.
A medida que el modelo de trabajo híbrido se vuelve más común, también aumenta la necesidad de estrategias para mejorar su efectividad. Vamos a ver 6 estrategias que las empresas pueden utilizar para maximizar los beneficios de su modelo de trabajo híbrido.
1. Protocolos de comunicación claros
En un momento en que las oficinas están cambiando, es esencial comunicarse de manera clara y consistente. Establecer buenos protocolos de comunicación es importante para superar la brecha geográfica en los modelos de trabajo remoto e híbrido, como han señalado muchos profesionales en sitios como LinkedIn. La esencia de esto no radica solo en la frecuencia de la comunicación, sino, lo que es más importante, en su claridad, consistencia e inclusividad.
El equipo de Simera destaca la importancia de establecer normas de comunicación. Ya sea definiendo qué canal utilizar para tipos específicos de comunicación, estableciendo expectativas de tiempo de respuesta o asegurando que todos los miembros del equipo estén en la misma página, establecer estas normas desde el principio evita la confusión y la falta de comunicación. La implementación de reuniones diarias o semanales, el uso de canales dedicados para diferentes tipos de comunicación y la programación de reuniones regulares del equipo pueden mejorar la cohesión del equipo.
La comunicación visual también ha surgido como una herramienta poderosa para los equipos remotos. Como se discute en TechSmith, el uso de elementos visuales puede simplificar ideas complejas, proporcionar claridad y fomentar una comprensión más profunda. Los elementos visuales, ya sean infografías, vídeos o capturas de pantalla simples con anotaciones, a menudo pueden transmitir lo que las palabras por sí solas no pueden.
Además, Timely sugiere que la comunicación estructurada inspira una participación significativa de los equipos, lo que mejora la calidad de las interacciones. Plataformas como Slack o Zoom se pueden compartimentar para servir a diversas funciones: algunas para conversaciones informales del equipo, otras para discusiones específicas de proyectos y espacios separados para lluvias de ideas o retroalimentación. Este enfoque estructurado garantiza que la información sea de fácil acceso y no se pierda en un mar de mensajes.
Aunque las herramientas útiles para la comunicación en línea son importantes, el lugar desde el cual hablamos también es crucial. El silencio juega un papel fundamental en mejorar la claridad durante las interacciones virtuales, como las videollamadas de Zoom. El ruido de fondo, las interrupciones o el feedback pueden obstaculizar el proceso de comunicación, lo que hace que las reuniones sean más largas, menos productivas y provoquen más fatiga en los miembros del equipo. Aquí es donde cobra importancia el espacio físico de trabajo. Las oficinas, al reconocer la importancia de la comunicación sin interrupciones, deberían considerar la inversión en salas de reuniones dedicadas o cabinas telefónicas. Estos espacios, aislados del bullicio habitual de un entorno de oficina, aseguran que cada palabra hablada se escuche con claridad y que cada punto se entienda plenamente. Es un testimonio del dicho «El silencio es oro», especialmente en el ámbito de los modelos de trabajo híbridos.
En conclusión, a medida que los modelos de trabajo híbridos se convierten en la norma, los cimientos de la colaboración efectiva en equipo radican en la comunicación clara, estructurada y visual. Las organizaciones que invierten tiempo y recursos en el desarrollo y mantenimiento de sólidos protocolos de comunicación sin duda verán un aumento en la productividad y la satisfacción del equipo.
2. Horarios de trabajo flexibles
Hoy en día, existe una clara tendencia hacia formatos de trabajo más flexibles. Una guía de RingCentral muestra la gran cantidad de beneficios relacionados con los horarios de trabajo flexibles. Desde una mayor satisfacción laboral y tiempos de desplazamiento reducidos hasta un mejor bienestar mental y una mayor productividad. Los beneficios son innegables. Un enfoque flexible permite a los empleados alinear sus horarios de trabajo con sus horas más productivas, garantizando que el rendimiento sea de la más alta calidad. Sin embargo, no está exento de desafíos.
Como señala Quantic, la clave para que el trabajo híbrido sea un éxito radica en encontrar el equilibrio adecuado entre la productividad individual y la colaboración en equipo. Si bien es loable permitir a las personas la libertad de elegir sus horarios de trabajo, plantea el desafío de sincronizar las reuniones del equipo, las sesiones de lluvia de ideas y los esfuerzos de colaboración. Lo más importante es establecer horarios centrales en los que todos puedan trabajar, lo que ayudará al equipo a trabajar juntos mientras aún se permite cierta flexibilidad.
La guía de Wrike profundiza aún más en la importancia de crear una política de trabajo flexible bien definida. Esto implica establecer las expectativas de los empleados, determinar cómo se medirá el rendimiento y asegurarse de que las herramientas y recursos adecuados estén disponibles para el trabajo remoto sin problemas. Una política clara no solo ayuda a mantener la consistencia, sino que también inculca un sentido de responsabilidad entre los miembros del equipo.
Sin embargo, aunque la tecnología ha hecho que el trabajo flexible sea factible, el espacio de trabajo físico todavía juega un papel crucial. Aunque permitir a las personas la libertad de trabajar durante sus horas de mayor productividad es muy beneficioso para el rendimiento individual, puede crear obstáculos para el trabajo en equipo. Esto destaca la importancia de diseñar oficinas con un enfoque centrado en el ser humano. Los espacios que fomentan el trabajo en equipo son fundamentales para aprovechar todo el potencial de un equipo. La creación de un entorno donde la colaboración no solo sea posible, sino también eficiente y productiva, garantiza que los miembros del equipo esperen con ansias estas sesiones de colaboración, lo que les permite aprovechar al máximo esta era dorada del trabajo híbrido.
3. Inversión en formación y desarrollo
En el cambiante panorama del trabajo híbrido, la formación y el desarrollo desempeñan un papel fundamental. Según Benjamin Franklin, «una inversión en conocimiento paga el mejor interés». Este sentimiento resuena aún más en el entorno laboral actual y complejo. En su libro «La Quinta Disciplina», Peter Senge subraya la idea de la «organización de aprendizaje», donde las personas expanden continuamente su capacidad para crear los resultados que desean. Senge afirma que en tales organizaciones, se fomentan nuevos y amplios patrones de pensamiento, y la aspiración colectiva se libera. La formación y el desarrollo, por lo tanto, no se limitan solo a la adquisición de habilidades; se trata de fomentar una mentalidad de crecimiento continuo y adaptabilidad.
Además, un artículo de investigación de Pfeffer y Sutton titulado «Gestión Basada en la Evidencia» destaca la importancia de tomar decisiones basadas en una combinación de pensamiento crítico y la mejor evidencia disponible. Esto sugiere que, para que los empleados sigan siendo efectivos en un modelo de trabajo híbrido, necesitan no solo formación en sus respectivos roles, sino también orientación sobre procesos de toma de decisiones basados en la evidencia. Artículos como el de Forbes sobre el desarrollo de empleados explican cómo la formación constante puede llevar a una mayor satisfacción de los empleados, una mayor lealtad y una mejor reputación de la empresa. Cuando las empresas invierten en el crecimiento profesional de su fuerza laboral, envían un poderoso mensaje de confianza y creencia en su potencial, haciéndolos sentir valorados y motivados para contribuir al máximo.
4. Aprovechar herramientas de colaboración digital
En un entorno de trabajo híbrido, las herramientas que utilizamos pueden marcar la diferencia en la integración sin problemas del trabajo en el lugar y el trabajo remoto. Jacob Morgan, en su libro «El Futuro del Trabajo», profundiza en cómo la tecnología adecuada puede impulsar la participación, la innovación y fortalecer la cultura empresarial. Sostiene que el éxito de un modelo de trabajo híbrido depende en gran medida de la calidad de las herramientas digitales a su disposición. Con muchas empresas ahorrando dinero al no mantener asientos físicos para cada empleado en la oficina, es imperativo que estos recursos financieros se redirijan hacia la adquisición e implementación de herramientas digitales de colaboración de primer nivel.
Un importante artículo de investigación de Hossain, Wu y Chung en el «Journal of Computer-Mediated Communication» explora a fondo la dinámica de la colaboración digital. El artículo destaca la importancia de las herramientas digitales para mejorar los esfuerzos de colaboración, reducir malentendidos y racionalizar procesos en equipos geográficamente dispersos. La eficacia de un modelo híbrido no radica solo en la flexibilidad o la política; también se trata de equipar a los equipos con las herramientas adecuadas para comunicarse, colaborar y crear. Artículos en publicaciones destacadas como Harvard Business Review expresan un sentimiento similar, instando a las empresas a no escatimar en la inversión en plataformas digitales de colaboración de alta calidad.
Básicamente, para que un modelo de trabajo híbrido despegue de verdad, las empresas deben invertir mucho tiempo y dinero en herramientas que conecten los mundos reales y virtuales. Estas herramientas deben garantizar que las operaciones se desarrollen sin problemas y ayuden a los equipos a trabajar juntos.
5. Establecer límites claros y priorizar el bienestar mental
En el mundo híbrido del trabajo, la interconexión de los espacios profesionales y personales ha traído consigo comodidades y desafíos. Cal Newport, en su aclamado libro «Trabajo Profundo», enfatiza la importancia de la concentración profunda e ininterrumpida para mejorar la productividad y la creatividad. Newport aboga por establecer límites claros para lograr esta concentración. Aunque puede resultar atractivo combinar las comodidades de la vida en el hogar con las obligaciones del trabajo, hacerlo sin establecer distinciones claras puede socavar la sacralidad de cada dominio. Horas de trabajo dedicadas, descansos regulares y un espacio de trabajo específico no solo fomentan la productividad, sino que también protegen el tiempo personal, permitiendo a las personas recargarse y mantener un equilibrio entre trabajo y vida personal.
Sin embargo, al igual que los límites son cruciales, lo es también el bienestar mental de los empleados. La fusión del trabajo y el hogar, aunque eficiente, puede llevar inadvertidamente a jornadas laborales prolongadas y a la sensación de estar ‘siempre conectado’. La Dra. Christina Maslach, una destacada investigadora del agotamiento, señala en varios de sus trabajos que la falta de diferenciación clara entre el trabajo y la vida personal puede ser un factor significativo en el agotamiento de los empleados. Por lo tanto, las organizaciones tienen la responsabilidad de asegurarse de que sus empleados no solo sean productivos, sino también mentalmente saludables. El acceso a recursos de salud mental, la promoción de una cultura que valore los descansos y la importancia de desconectar del trabajo son fundamentales.
Varios artículos, como los de Harvard Business Review, reiteran que la responsabilidad de garantizar el bienestar no recae solo en el individuo, sino también en la organización. En el panorama de trabajo híbrido, la necesidad de establecer límites y priorizar la salud mental no es un lujo; es una necesidad. Las empresas que reconocen y actúan en consecuencia no solo están garantizando el bienestar de su fuerza laboral, sino que también están invirtiendo en el éxito y la resistencia a largo plazo de su organización.
6. Espacios dedicados para el trabajo en equipo: la solución de Studiobricks
Si bien todas las estrategias anteriores son esenciales, la necesidad de espacios dedicados para el trabajo en equipo no puede subestimarse. El destacado libro «El Tercer Lugar» de Ray Oldenburg enfatiza la importancia de espacios que no son el hogar ni el trabajo, pero que sirven como áreas comunales esenciales. Estos espacios facilitan interacciones espontáneas y estructuradas que fomentan la innovación. A medida que los equipos se reúnen algunas veces a la semana para discutir innovaciones o incluso cuestiones sensibles, se vuelve imperativo contar con un entorno propicio basado en este concepto.
Aquí es donde entran en juego soluciones como las salas de reuniones de Studiobricks. Al tomar ideas de Oldenburg y combinarlas con conocimientos arquitectónicos modernos, estas cabinas especialmente diseñadas crean un espacio privado y tranquilo que ayuda a las personas a tener conversaciones enfocadas sin las distracciones habituales de la oficina. Un artículo en el Wall Street Journal destaca la creciente tendencia de cabinas telefónicas y espacios dedicados en las oficinas, señalando su importancia en las cambiantes dinámicas del trabajo actual. Sirven como un testimonio de la importancia de contar con espacios dedicados en la era del modelo de trabajo híbrido
Además, en el contexto del concepto del ‘New Work’ y las cambiantes dinámicas laborales, contar con estos espacios no es un lujo, sino una necesidad. En su influyente artículo «Las Nuevas Formas de Trabajar», Jeffrey Joerres habla sobre las transformaciones que han experimentado los lugares de trabajo y cómo los espacios desempeñan un papel fundamental en la formación de las culturas de trabajo y la productividad. Estos espacios dedicados, tal como los describe Joerres, capturan la esencia del modelo de trabajo híbrido, proporcionando un entorno donde la concentración individual y la colaboración efectiva en equipo pueden coexistir.
Conclusión
El modelo de trabajo híbrido está aquí para quedarse. A medida que las fronteras entre las configuraciones tradicionales de oficina y el trabajo remoto se desdibujan, es crucial que las organizaciones evolucionen. Al implementar estas 6 estrategias, las empresas pueden asegurarse de que no solo se mantienen relevantes, sino que también proporcionan un entorno en el que sus equipos puedan prosperar tanto individual como colectivamente. Ya sea adoptando herramientas digitales, centrándose en el bienestar mental o invirtiendo en espacios dedicados como las salas de reuniones de Studiobricks, cada paso tomado para mejorar la efectividad del modelo de trabajo híbrido es un avance hacia una fuerza laboral más productiva, satisfecha y comprometida.
